Een groepsreis reserveren? Hou rekening met deze aandachtspunten.

Eind vorig jaar wijzigde de NMBS haar tarieven voor groepsreizen. Als je met minstens 15 personen met de trein wil reizen binnen België, kan je bij de NMBS een groepsreis reserveren. Je hebt daarmee ook recht op gereserveerde zitplaatsen.

Hoe reserveer ik een groepsreis?

Je dient een aanvraag in bij de NMBS:

via het online aanvraagformulier op de website van de NMBS
of via het contact center van de NMBS (tel. 02/528.28.28)

De reservering is gratis.

De NMBS kent de reservatie toe als er voor het gewenste traject en tijdstip voldoende vrije zitplaatsen in de trein zijn. Is dit niet het geval, dan belooft de NMBS dat ze jou zal contacteren en een andere oplossing voorstellen. Ze bezorgt je een uitgewerkt voorstel via e-mail.

Na de betaling van de reservatie, ontvang je het groepsbiljet via de post of via het loket.

Wat kost een groepsreis?

Een groepsbiljet is in de meeste gevallen de voordeligste manier om met minstens 15 mensen te reizen.

Groepsleden jonger dan 12 jaar betalen een vast bedrag van 1 euro per enkele reis. Vanaf 12 jaar betaal je per enkele reis een prijs voor de afstand tussen het vertrek- en bestemmingsstation. Op dit standaardtarief krijg je een korting van 60%, behalve op het vaste gedeelte van 1,14 euro per enkele rit. Je kan ook nooit minder moeten betalen dan het minimumtarief van 2,40 euro per enkele rit.*

Wanneer moet ik reserveren?

De uiterste reserveringsdatum hangt af van hoe je het groepsbiljet wil betalen. Reserveren is mogelijk tot:

Ten laatste 12 werkdagen voor de vertrekdatum als de groepsverantwoordelijke per overschrijving betaalt. Het bedrag moet ten laatste 7 werkdagen voor de vertrekdatum op de rekening van de NMBS staan. Ten laatste 5 werkdagen voor de vertrekdatum stuurt de NMBS de biljetten op via de post.
Ten laatste 7 werkdagen voor de vertrekdatum wanneer de biljetten ten laatste 5 werkdagen voor de vertrekdatum worden afgehaald en betaald aan het loket.

Een groepsbiljet kan maximaal 180 dagen voor de vertrekdatum worden aangekocht.

Ik wil de samenstelling van de groep wijzigen. Kan dit?

Het is mogelijk om het aantal groepsleden te wijzigen. In de gebruiksvoorwaarden van het groepsbiljet vind je hierover bijkomende informatie.

Na een wijziging, moet de groep wel nog steeds minstens 15 betalende reizigers tellen.

De reis kan niet doorgaan. Kan ik de reservatie annuleren of een terugbetaling bekomen?

Je kan ten laatste 5 werkdagen voor de vertrekdatum een terugbetaling of annulering van de groepsreis aanvragen via het Contact Center van de NMBS als de biljetten nog niet werden afgeleverd. Als de biljetten wel reeds werden bezorgd, dan kan dit enkel via het loket. De NMBS rekent voor deze terugbetaling 5 euro administratiekosten aan per groep en per enkele reis.

In het geval van een gedeeltelijke terugbetaling moeten er minimaal 15 betalende reizigers in de groep overblijven, anders vervalt het recht op het groepsbiljet.

Bijkomende voorwaarden

Verder moet je ook rekening houden met de volgende voorwaarden die de NMBS heeft opgesteld:

De groepsverantwoordelijke dient tijdens de reis in het bezit te zijn van de reserveringsbevestiging (formulier C3) en van het collectief groepsbiljet.
De groep mag niet via een via een alternatieve reisweg reizen
Groepen mogen geen fietsen meenemen. Volgens de NMBS is dit omwille van logistieke redenen.
Op werkdagen zijn er geen reservaties toegelaten op treinen die naar zone Brussel rijden tijdens de spitsuren (van 7:00 tot 9:00 en van 16:00 tot 18:30).
De NMBS kan een reservatie voor een bepaalde trein weigeren als de maximale capaciteit werd bereikt. Sommige treinen zijn niet toegankelijk voor (school)groepen omwille van de hoge bezettingsgraad.

Heb je een probleem ondervonden bij de reservatie van je groepsreis of tijdens de groepsreis zelf? Neem eerst contact op met de klantendienst van de NMBS.

Krijg je binnen de maand geen reactie van de spoorwegonderneming of ben je niet tevreden met haar antwoord? Neem contact op met Ombudsrail. Wij zullen je klacht verder onderzoeken.

* Alle info uit dit bericht is gebaseerd op gegevens die wij op het moment van publicatie ter beschikking hebben. Ombudsrail is niet verantwoordelijk voor onjuistheden ten gevolge van gewijzigde informatie.