Privacy 

DATA PROTECTION NOTICE – OMBUDSDIENST VOOR DE TREINREIZIGERS

1.      INLEIDING

De Ombudsdienst voor de Treinreizigers met adres Koning Albert II-laan 8 bus 5, te 1000 Brussel, hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van personen die bij onze dienst een klacht indienen beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.
Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij vragen dat u deze Data Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

2.      TOEPASSINGSGEBIED

Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

3.      VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

De Ombudsdienst voor de Treinreizigers, Koning Albert II-laan 8 bus 5, 1000 Brussel, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
U kan steeds contact opnemen met onze Data Protection Officer (DPO) via het mailadres dpo@ombudsrail.be.

4.      PERSOONSGEGEVENS

Om onze bemiddelingsopdracht te kunnen uitvoeren, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mail-adres, telefoon-en gsm-nummer). Daarnaast deelt u ons alle informatie mee die betrekking heeft op uw klacht.
Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.

5.      VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

In het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van personen die onze dienst contacteren.
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de vervulling van onze taak van algemeen belang, ons opgedragen door de wet van 28 april 2010 houdende diverse bepalingen (B.S. 10 mei 2010). Artikel 11, §2 van deze wet verduidelijkt onze bevoegdheden:
“1° het onderzoeken van alle klachten van reizigers en gebruikers met betrekking tot de dienstverlening van de spoorwegondernemingen of spoorwegbeheerders;
2° het bemiddelen in geschillen tussen enerzijds de spoorwegondernemingen of de spoorwegbeheerders en anderzijds hun reizigers of gebruikers om tot een bevredigende schikking te komen;
3° het richten van een aanbeveling tot de spoorwegondernemingen of de spoorwegbeheerders, indien geen bevredigende schikking kan worden bereikt;
4° het voorlichten van reizigers of gebruikers die zich schriftelijk of mondeling tot hem richten, over hun rechten en belangen;
5° het uitbrengen van adviezen in het kader van zijn opdrachten, op verzoek van de minister bevoegd voor vervoer.”
Verder verplicht artikel 16 van dezelfde wet ons tot het opstellen van een jaarlijks verslag over onze activiteiten. Dit verslag bespreekt de verschillende klachten of soorten van klachten en het eraan gegeven gevolg, zonder evenwel de identiteit van de klager rechtstreeks of onrechtstreeks vrij te geven. Dit verslag wordt ter beschikking gesteld van het publiek.
Wij kunnen uw persoonsgegevens tevens verwerken in het kader van statistisch onderzoek en interne evaluatie van onze dienstverlening.
Wij zullen uw persoonsgegevens enkel met deze doeleinden verwerken.

6.      DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking.
Zij zullen in elk geval na een termijn van uiterlijk 10 jaar na het afsluiten van uw dossier uit onze systemen worden verwijderd voor alle dossiers voortvloeiend uit een ontvankelijke klacht en na een termijn van 3 jaar voor alle overige dossiers.
Persoonsgegevens verzameld in dossiers waarin een advies werd geformuleerd aan de spoorwegmaatschappijen worden permanent vertrouwelijk bewaard met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of statistisch onderzoek, conform artikel 89 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

7.      RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
- Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
- Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
- Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van de persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze wettelijke verplichtingen, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
- Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
- Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.
U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot het college van Ombudsmannen: colllege@ombudsrail.be – 0800/25 095.
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze dienst voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
​​​​​​​
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

8.      DOORGIFTE AAN DERDEN

Tijdens onze bemiddelingsopdracht heeft de spoorwegonderneming of spoorwegbeheerder, net zoals u, een wettelijk inzagerecht in uw dossier. Om tot een oplossing te komen worden de dossiergegevens ook uitgewisseld met beide partijen.
Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, kunnen in het kader van de beveiliging ervan mogelijk verwerkt worden door externe instanties, zoals een IT-leverancier of auditdienst. Er worden geen persoonsgegevens doorgestuurd naar landen buiten de Europese Unie.
De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.
Wij zullen uw persoonsgegevens nooit doorgeven aan andere derde partijen zonder uw voorafgaandelijke toestemming.
Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners.

9.      TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan de Ombudsdienst voor de Treinreizigers aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10.   NOG VRAGEN?
​​​​​​​
Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Ombudsdienst op 0800/25 095, hetzij per post naar Koning Albert II-laan 8 bus 5 of per e-mail aan college@ombudsrail.be.